マルチタスクとは、複数の作業を同時に行うことで、その逆はひとつのことに集中して作業を行う、シングルタスクと言います。
マルチタスクとシングルタスクを比較すると、ひとつのことに集中できる分、シングルタスクの方が成果が出やすいものですが、普段仕事をする中でなかなかひとつのことだけに集中させてもらえる環境ってないですよね。
今から集中してこの仕事に取りかかろう！と思ったそばから電話が鳴ったり、質問されたり、お客様がいらっしゃったり。
上司に急ぎの作業を差し込まれたり。
そんな中でどうにかやりくりして仕事をしている人が大半だと思います。
私の今の仕事は、事務作業が多くて、電話も鳴るし、他部署からの問い合わせや、書類チェックの要望が多いポジションにいます。
常に複数のことを頼まれている状態で3年過ごした結果、マルチタスクを捌く自分なりのコツが身につきました。
重い仕事は午前中にやる
朝、出勤したら１日のスケジュールを立てると思うのですが、私は重い仕事から取りかかります。
ここでの重い仕事とは、気が重いの「重い」ではなぬ、作業量が多かったり、じっくり集中して考えなければならないようなことなど、負荷が多くかかるような仕事を指します。
ここで仕事の好き嫌いや、テンションで優先順位を決めてしまうと、嫌なものはいつまでも手につかなくなってしまうので、感情は抜きにします。
重めの仕事に朝から取りかかることのメリットは、朝が一番頭が働くというの途中で上司に相談したいことが浮かんできても、就業時間までたっぷり時間があるのでタイミングを図りやすいです。
軽い仕事は隙間時間でやる
ちょっとした入力や、メール、電話、郵送などはあえてやる時間を決めずに、隙間時間で終わらせています。
隙間時間とは、重めの仕事が一区切りついたときや、昼休みや会議の時間前のあと数分、みたいなタイミングのことを指します。
区切りがついた今の仕事から次の仕事に移るときに、コーヒーで一息入れるのもいいのですが、一息入れつつ、軽作業をやってしまえば、サクサク仕事が片付く実感が生まれます。
頼まれ仕事はすぐやる
バタバタ感が出てしまう要因は、他人に時間をコントロールされている時だと思っています。
それはズバリ、催促されているとき。
その状況に陥らないために、私は、頼まれた仕事は原則すぐその場で捌きます。
書類のチェックや入力など、軽作業に入るような仕事は、「すぐ返すのでその場で待ってて！」くらいの勢いで取りかかります。
相手に届ける時間や、見つけた間違いを解説する時間がもったいない。
それを習慣にすると、頼みにくる人も、
「この人はすぐにやってくれるから、その場で待っていよう。間違えがあればその場で指摘してもらおう。」と認識してくれるので、お互いに仕事が前に進みます。
そのためには、職場の人たちがいつでも話しかけやすい状態にしておく必要があります。
具体的にはデスク周りを整っていて、今やっている仕事をさっと横に置いておける状態です。
パソコンの画面も、関係のないタブがいくつも開いている状態ではなく、都度終わったものは閉じて、最小限になっている方が、仕事を切り替えやすいです。
安易に残業しない
マルチタスクを効率よく捌こう、という私の熱意は、労働時間の制限という前提があります。
よほどのことがない限り残業はしない。
私にとって残業とは、残務がある、もうちょっと残ってやっておきたいくらいのふわっとした理由ではなく、道義的にではなく、実務的に誰に代わってもらうこともできず、関係各所に頼み込んでも、翌日に回すことがどうやっても許されない場合。くらいの概念です。
子どもたちのお迎えがありますから、就業時間に関してはかなりシビアです。
それにたとえふわっとした理由で残業しても、子どもたちのお迎えが気になって集中できないと思っているので、私には定時を過ぎてからの労働の提供はできない、と割り切っています。
その分、期限はきっちり守りますし、コミュニケーションもガンガン取ります。
時間の制限があるから、頑張れるし工夫もできるのだと思っています。
今日はサラダにナッツを加えてみました。
少し疲れたなと感じたらナッツを食べるようにしています。
塩分取りすぎないように素煎りのものにしています。
