マルチタスクをこなす方法

マルチタスクはなぜ難しいのか

マルチタスクとは、複数の作業を同時に行うことで、その逆はシングルタスクと言い、ひとつのことに集中して作業を行うことを指します。

マルチタスクとシングルタスクを比較すると、ひとつのことに集中できる分、シングルタスクの方が成果が出やすいものですが、普段仕事をする中で、ひとつのことだけに集中できる環境は整いません。

来客、会議など先に予定が入っているようなタスクの他にも、電話や上司や部下から話しかけられたりと、仕事をする上でマルチタスク化を避けることは不可能に近いのです。

朝、１日のスケジュールを立てる際に、重い仕事と軽い仕事に分けます。

重い仕事とは、作業量が多かったり、じっくり集中して考えなければならないようなことなど、負荷が多くかかる仕事を指します。気が重いの重いではありません。ここで仕事の好き嫌いや、テンションで優先順位を決めてしまうと、嫌なものはいつまでも手につかなくなってしまいます。

そして重い仕事から取りかかるスケジュールを立てます。

重今仕事から取りかかることのメリットは、朝が一番頭が働くというのことと、途中で上司に相談したいことが浮かんできても、就業時間までたっぷり時間があるのでタイミングを図りやすいということです。

簡単な入力作業や、メールの返信、電話、郵送などは期限だけを確認し、あえてやる時間を決めずに隙間時間でこなします。

隙間時間とは、重めの仕事が一区切りついたときや、昼休み前、会議の開始時間まであと数分、みたいなタイミングのことを指します。

区切りがついた今の仕事から次の仕事に移るときに、離席して一息入れるのを堪えて、デスクでコーヒー飲みつつ、軽作業をやってしまえば、サクサク仕事が片付きます。

マルチタスクをこなすには、時間をコントロールすることが必須です。

逆に、他人に時間をコントロールされるとタスク崩壊してしまいます。

他人に時間をコントロールされるとは、ズバリ、催促されているとき。

その状況に陥らないために、頼まれた仕事は原則すぐその場でさばいていきます。

書類のチェックや入力など、軽作業に入るような仕事は、「すぐ返すのでその場で待ってて！」くらいの勢いで取りかかります。相手に届ける時間や、見つけた間違いを解説する時間がもったいない。

それを習慣にすると

この人はすぐにやってくれるから、その場で待っていよう。その場で指摘させるから、完成度の高いものを持っていこう

と認識されるようになり、仕事がどんどん進みます。

そのためには、すぐにタスクチェンジできる状態を維持します。

具体的にはデスク周りを整っていて、今やっている仕事をさっと横に置いておける状態です。

パソコンの画面は、関係のないタブがいくつも開いている状態ではなく、都度終わったものは閉じて、最小限になっている方が、仕事を切り替えやすいです。

マルチタスクを効率よくこなすことへの原動力は、労働時間の制限です。

時間が無限にあるのであれば、全てのことを後回しにしてシングルタスクにして片付ければいいのですから。

残業とは、残務がある、もうちょっと残ってやっておきたいくらいのふわっとした理由ではなく、道義的にではなく、実務的に誰に代わってもらうこともできず、関係各所に頼み込んでも、翌日に回すことがどうやっても許されない場合。くらいの概念で捉えましょう。

時間の制限があるからこそ、頑張れるし工夫のしがいがあるのです。

少し疲れたなと感じたらナッツを食べるようにしています。塩分取りすぎないように素煎りのものにしています。